Devo ottimizzare i PDF provenienti da fonti online prima di aggiungerli a un archivio o a un sistema di gestione documentale.

Ottimizza i PDF ottenuti da fonti online prima di archiviarli in un sistema di gestione documentale. Ciò contribuisce a garantire che i file siano più piccoli, più coerenti e più facili da gestire per la conservazione e il recupero a lungo termine.

Questa funzionalità supporta la preparazione dei PDF scaricati da fonti online affinché siano pronti per essere archiviati in un sistema di gestione documentale. Si concentra sul miglioramento dell'idoneità dei PDF per l'archiviazione a lungo termine, riducendo le dimensioni non necessarie e promuovendo la coerenza tra i file. Utilizzala come fase di pre-acquisizione per standardizzare i documenti in arrivo prima che vengano indicizzati, categorizzati e conservati. Ottimizzando i PDF in anticipo, è possibile ridurre i costi di archiviazione e i tempi di trasferimento, rendendo la gestione successiva più prevedibile. Questo è particolarmente utile quando i PDF provengono da fonti diverse e possono includere contenuti estranei o strutture incoerenti. La funzionalità aiuta a semplificare i flussi di lavoro di acquisizione dei documenti garantendo che i file soddisfino gli standard di qualità e gestibilità previsti. I team possono applicarla a lotti di PDF scaricati come parte dei normali processi di archiviazione. È utile anche per i dipartimenti che raccolgono regolarmente PDF esterni (ad esempio rapporti, estratti conto, moduli) e necessitano che siano pronti per l'archiviazione. Il risultato è un set di PDF più pulito e gestibile che si integra più facilmente nelle pratiche di gestione documentale esistenti.