আমি তৃতীয় কোনো পক্ষকে নথি জমা দিচ্ছি এবং গোপনীয়তা বা কমপ্লায়েন্সের প্রয়োজনীয়তা পূরণের জন্য আমাকে লুকানো মেটাডেটা মুছে ফেলতে হবে।

এই বৈশিষ্ট্যটি আপনাকে তৃতীয় পক্ষের সাথে নথি শেয়ার করার আগে সেগুলোর লুকানো মেটাডেটা মুছে ফেলতে সাহায্য করে। এটি ফাইলে থাকা ব্যক্তিগত, সংবেদনশীল বা কমপ্লায়েন্স-সংক্রান্ত তথ্য অনিচ্ছাকৃতভাবে ফাঁস হওয়ার ঝুঁকি কমায়।

আপনি যখন বাইরে নথি শেয়ার করেন, তখন সেগুলোতে এমন লুকানো মেটাডেটা থাকতে পারে যা আপনার অনিচ্ছাকৃত তথ্য প্রকাশ করে দিতে পারে। এই বৈশিষ্ট্যটি তৃতীয় পক্ষকে জমা দেওয়ার আগে নথি থেকে এমবেড করা মেটাডেটা মুছে ফেলে সেগুলোকে নিরাপদ করার জন্য তৈরি করা হয়েছে। এটি শুধুমাত্র কাঙ্ক্ষিত দৃশ্যমান বিষয়বস্তু শেয়ার করা নিশ্চিত করার মাধ্যমে গোপনীয়তা এবং কমপ্লায়েন্স ওয়ার্কফ্লোকে সমর্থন করে। আপনি যখনই আপনার প্রতিষ্ঠানের বাইরে চুক্তি, প্রতিবেদন, ফর্ম বা সহায়ক উপকরণ পাঠাবেন, তখন জমা দেওয়ার আগের ধাপ হিসেবে এটি ব্যবহার করতে পারেন। মেটাডেটা মুছে ফেলা লেখক বা সম্পাদকের বিবরণ, অভ্যন্তরীণ মন্তব্য, রিভিশন হিস্ট্রি এবং অন্যান্য ফাইলের বৈশিষ্ট্যের (যেখানে প্রযোজ্য) মতো তথ্য ফাঁস রোধ করতে সাহায্য করতে পারে। এটি অপ্রয়োজনীয় বা শনাক্তকারী চিহ্ন কমিয়ে বাহ্যিক পর্যালোচনার জন্য নথিগুলোকে মানসম্মত করতেও সাহায্য করে। অডিট, নিয়ন্ত্রক অনুরোধ, প্রকিউরমেন্ট প্রক্রিয়া বা ভেন্ডর অনবোর্ডিংয়ের সময় এটি বিশেষভাবে কার্যকর। যারা নিয়মিত বাহ্যিক অংশীদারদের জন্য নথি প্রস্তুত করেন, এমন ব্যক্তি বা দল এটি ব্যবহার করতে পারে। এর প্রধান সুবিধা হলো, আপনি যে নথিটি জমা দিচ্ছেন তাতে শুধুমাত্র সেই তথ্যই রয়েছে যা আপনি স্পষ্টভাবে শেয়ার করতে চেয়েছেন, সেই বিষয়ে আপনার আত্মবিশ্বাস বৃদ্ধি পায়।