Distribuiram izvješće eksterno i moram ukloniti ključne riječi i polja predmeta koja otkrivaju osjetljive informacije o projektu.

Ova značajka pomaže vam očistiti izvješće prije vanjske distribucije uklanjanjem ili brisanjem ključnih riječi i polja predmeta koja mogu otkriti osjetljive detalje projekta. Smanjuje rizik od nenamjernog otkrivanja informacija, a sadržaj izvješća ostaje prikladan za dijeljenje.

Prilikom dijeljenja izvješća izvan vaše organizacije, metapodaci kao što su ključne riječi i polja predmeta mogu nenamjerno otkriti povjerljive nazive projekata, interne inicijative ili strateške teme. Ova značajka omogućuje vam uklanjanje tih polja metapodataka prije nego što izvješće distribuirate eksterno. Možete je koristiti tijekom koraka izvoza, objavljivanja ili „pripreme za dijeljenje” kako biste osigurali da osjetljivi deskriptori nisu uključeni. Podržava čišćenje polja ključnih riječi i polja predmeta, tako da primatelji ne mogu vidjeti te vrijednosti u svojstvima datoteke ili na ploči s metapodacima. Standardizacijom načina uklanjanja metapodataka pomaže timovima da slijede smjernice o privatnosti i sigurnosti bez oslanjanja na ručne provjere. Posebno je korisna za izvješća namijenjena klijentima, regulatorne podneske, komunikaciju s dobavljačima i javne objave. Također se može koristiti kao dio internog tijeka rada pregleda, osiguravajući da se konačna dijeljena verzija razlikuje od interne verzije samo u sigurnim, neosjetljivim metapodacima. Rezultat je izvješće koje je sigurnije za vanjsku distribuciju uz očuvanje korisnosti vidljivog sadržaja izvješća. Time se smanjuje vjerojatnost slučajnog otkrivanja i pojednostavljuje usklađenost s politikama rukovanja informacijama.