Я розповсюджую звіт зовнішнім користувачам, і мені потрібно видалити ключові слова та поля теми, які розкривають конфіденційну інформацію про проєкт.

Ця функція допомагає очистити звіт перед зовнішнім розповсюдженням шляхом видалення або очищення полів ключових слів і теми, які можуть розкривати конфіденційні деталі проєкту. Це зменшує ризик ненавмисного розголошення інформації, зберігаючи при цьому вміст звіту придатним для спільного використання.

Під час надання звіту за межі вашої організації метадані, такі як ключові слова та поля теми, можуть ненавмисно розкрити конфіденційні назви проєктів, внутрішні ініціативи або стратегічні теми. Ця функція дозволяє видалити ці поля метаданих перед розповсюдженням звіту. Ви можете використовувати її під час експорту, публікації або на етапі «підготовки до спільного використання», щоб переконатися, що конфіденційні дескриптори не включені. Вона підтримує очищення поля ключових слів і поля теми, щоб отримувачі не могли переглядати ці значення у властивостях файлу або на панелі метаданих. Завдяки стандартизації процесу видалення метаданих, це допомагає командам дотримуватися правил конфіденційності та безпеки, не покладаючись на ручні перевірки. Це особливо корисно для звітів для клієнтів, подання регуляторним органам, комунікації з постачальниками та публічних релізів. Її також можна використовувати як частину робочого процесу внутрішньої перевірки, гарантуючи, що фінальна версія для спільного використання відрізняється від внутрішньої версії лише безпечними, неконфіденційними метаданими. Результатом є звіт, який безпечніше розповсюджувати зовнішнім користувачам, зберігаючи при цьому корисність видимого вмісту звіту. Це зменшує ймовірність випадкового розголошення та спрощує дотримання політик поводження з інформацією.