אני מפיץ דוח באופן חיצוני ואני צריך להסיר מילות מפתח ושדות נושא שחושפים מידע רגיש על הפרויקט.

תכונה זו עוזרת לך לנקות דוח לפני הפצה חיצונית על ידי הסרה או מחיקה של שדות מילות מפתח ונושא שעלולים לחשוף פרטים רגישים על הפרויקט. היא מפחיתה את הסיכון לחשיפת מידע לא מכוונת תוך שמירה על תוכן הדוח מתאים לשיתוף.

בעת שיתוף דוח מחוץ לארגון שלך, מטא-נתונים כגון מילות מפתח ושדות נושא עלולים לחשוף בטעות שמות פרויקטים חסויים, יוזמות פנימיות או נושאים אסטרטגיים. תכונה זו מאפשרת לך להסיר את שדות המטא-נתונים הללו לפני הפצת הדוח באופן חיצוני. ניתן להשתמש בה במהלך שלב הייצוא, הפרסום או 'הכנה לשיתוף' כדי להבטיח שתיאורים רגישים לא ייכללו. היא תומכת בניקוי שדה מילות המפתח ושדה הנושא באופן ספציפי, כך שהנמענים לא יוכלו לראות ערכים אלו במאפייני הקובץ או בלוח המטא-נתונים. על ידי סטנדרטיזציה של אופן הסרת המטא-נתונים, היא עוזרת לצוותים לעמוד בהנחיות פרטיות ואבטחה מבלי להסתמך על בדיקות ידניות. היא שימושית במיוחד עבור דוחות המיועדים ללקוחות, הגשות רגולטוריות, תקשורת עם ספקים ופרסומים לציבור. ניתן להשתמש בה גם כחלק מתהליך עבודה של סקירה פנימית, מה שמבטיח שהגרסה הסופית המשותפת תהיה שונה מהגרסה הפנימית רק במטא-נתונים בטוחים ולא רגישים. התוצאה היא דוח בטוח יותר להפצה חיצונית תוך שמירה על התועלת של תוכן הדוח הגלוי. הדבר מפחית את הסבירות לחשיפה מקרית ומפשט את הציות למדיניות הטיפול במידע.