Διανέμω μια αναφορά εξωτερικά και πρέπει να αφαιρέσω τα πεδία λέξεων-κλειδιών και θέματος που αποκαλύπτουν ευαίσθητες πληροφορίες έργου.

Αυτή η λειτουργία σάς βοηθά να καθαρίσετε μια αναφορά πριν από την εξωτερική διανομή, αφαιρώντας ή διαγράφοντας τα πεδία λέξεων-κλειδιών και θέματος που ενδέχεται να αποκαλύπτουν ευαίσθητες λεπτομέρειες του έργου. Μειώνει τον κίνδυνο ακούσιας αποκάλυψης πληροφοριών, διατηρώντας παράλληλα το περιεχόμενο της αναφοράς κατάλληλο για κοινή χρήση.

Κατά την κοινή χρήση μιας αναφοράς εκτός του οργανισμού σας, μεταδεδομένα όπως οι λέξεις-κλειδιά και τα πεδία θέματος μπορούν ακούσια να εκθέσουν εμπιστευτικά ονόματα έργων, εσωτερικές πρωτοβουλίες ή στρατηγικά θέματα. Αυτή η λειτουργία σάς επιτρέπει να αφαιρέσετε αυτά τα πεδία μεταδεδομένων πριν διανείμετε την αναφορά εξωτερικά. Μπορείτε να τη χρησιμοποιήσετε κατά το βήμα της εξαγωγής, της δημοσίευσης ή της «προετοιμασίας για κοινή χρήση» για να διασφαλίσετε ότι δεν περιλαμβάνονται ευαίσθητοι περιγραφείς. Υποστηρίζει τον καθαρισμό του πεδίου λέξεων-κλειδιών και του πεδίου θέματος ειδικότερα, ώστε οι παραλήπτες να μην μπορούν να δουν αυτές τις τιμές στις ιδιότητες του αρχείου ή στον πίνακα μεταδεδομένων. Τυποποιώντας τον τρόπο αφαίρεσης των μεταδεδομένων, βοηθά τις ομάδες να ακολουθούν τις οδηγίες απορρήτου και ασφάλειας χωρίς να βασίζονται σε χειροκίνητους ελέγχους. Είναι ιδιαίτερα χρήσιμο για αναφορές προς πελάτες, κανονιστικές υποβολές, επικοινωνίες με προμηθευτές και δημόσιες ανακοινώσεις. Μπορεί επίσης να χρησιμοποιηθεί ως μέρος μιας εσωτερικής ροής εργασίας αναθεώρησης, διασφαλίζοντας ότι η τελική κοινόχρηστη έκδοση διαφέρει από την εσωτερική έκδοση μόνο σε ασφαλή, μη ευαίσθητα μεταδεδομένα. Το αποτέλεσμα είναι μια αναφορά που είναι ασφαλέστερη για εξωτερική διανομή, διατηρώντας παράλληλα τη χρησιμότητα του ορατού περιεχομένου της αναφοράς. Αυτό μειώνει την πιθανότητα τυχαίας αποκάλυψης και απλοποιεί τη συμμόρφωση με τις πολιτικές διαχείρισης πληροφοριών.