Udostępniam raport na zewnątrz i muszę usunąć słowa kluczowe oraz pola tematu, które ujawniają poufne informacje o projekcie.

Ta funkcja pomaga oczyścić raport przed udostępnieniem go na zewnątrz poprzez usunięcie lub wyczyszczenie pól słów kluczowych i tematu, które mogą ujawniać poufne szczegóły projektu. Zmniejsza to ryzyko niezamierzonego ujawnienia informacji, zachowując jednocześnie treść raportu odpowiednią do udostępnienia.

Podczas udostępniania raportu poza organizacją metadane, takie jak słowa kluczowe i pola tematu, mogą nieumyślnie ujawnić poufne nazwy projektów, wewnętrzne inicjatywy lub tematy strategiczne. Ta funkcja umożliwia usunięcie tych pól metadanych przed zewnętrznym udostępnieniem raportu. Można z niej skorzystać podczas eksportu, publikacji lub w kroku „przygotuj do udostępnienia”, aby upewnić się, że poufne deskryptory nie zostaną dołączone. Obsługuje ona czyszczenie pola słów kluczowych oraz pola tematu, dzięki czemu odbiorcy nie mogą wyświetlić tych wartości we właściwościach pliku ani w panelu metadanych. Standaryzacja sposobu usuwania metadanych pomaga zespołom przestrzegać wytycznych dotyczących prywatności i bezpieczeństwa bez polegania na ręcznych kontrolach. Jest to szczególnie przydatne w przypadku raportów dla klientów, zgłoszeń regulacyjnych, komunikacji z dostawcami i publikacji publicznych. Funkcję tę można również wykorzystać jako część wewnętrznego procesu przeglądu, zapewniając, że ostateczna udostępniona wersja różni się od wersji wewnętrznej tylko bezpiecznymi, niepoufnymi metadanymi. Rezultatem jest raport, który jest bezpieczniejszy do dystrybucji zewnętrznej przy jednoczesnym zachowaniu użyteczności widocznej treści raportu. Zmniejsza to prawdopodobieństwo przypadkowego ujawnienia i upraszcza przestrzeganie zasad dotyczących obsługi informacji.