Poročilo distribuiram zunaj organizacije in moram odstraniti polja s ključnimi besedami in zadevami, ki razkrivajo občutljive informacije o projektu.

Ta funkcija vam pomaga očistiti poročilo pred zunanjo distribucijo z odstranitvijo ali brisanjem polj s ključnimi besedami in zadevami, ki bi lahko razkrila občutljive podrobnosti projekta. Zmanjšuje tveganje nenamernega razkritja informacij, hkrati pa ohranja vsebino poročila primerno za skupno rabo.

Pri skupni rabi poročila zunaj vaše organizacije lahko metapodatki, kot so ključne besede in polja zadev, nenamerno razkrijejo zaupna imena projektov, interne pobude ali strateške teme. Ta funkcija vam omogoča, da ta polja metapodatkov odstranite, preden poročilo distribuirate zunaj organizacije. Uporabite jo lahko med korakom izvoza, objave ali »priprave na skupno rabo«, da zagotovite, da občutljivi opisovalci niso vključeni. Podpira čiščenje polja s ključnimi besedami in polja zadeve, tako da prejemniki teh vrednosti ne morejo videti v lastnostih datoteke ali podoknu z metapodatki. S standardizacijo načina odstranjevanja metapodatkov ekipam pomaga upoštevati smernice o zasebnosti in varnosti, ne da bi se morale zanašati na ročne preglede. Še posebej je uporabna za poročila, namenjena strankam, regulativne predložitve, komunikacijo z dobavitelji in javne objave. Uporablja se lahko tudi kot del internega delovnega toka pregleda, s čimer se zagotovi, da se končna različica za skupno rabo od interne različice razlikuje le po varnih, neobčutljivih metapodatkih. Rezultat je poročilo, ki je varnejše za zunanjo distribucijo, hkrati pa ohranja uporabnost vidne vsebine poročila. To zmanjšuje verjetnost nenamernega razkritja in poenostavlja skladnost s politikami ravnanja z informacijami.