レポートを外部に配布する際、機密プロジェクト情報が含まれるキーワードや件名フィールドを削除する必要があります。

この機能は、外部配布前にレポートをサニタイズし、機密プロジェクトの詳細を明らかにする可能性のあるキーワードや件名フィールドを削除またはクリアするのに役立ちます。これにより、レポートの内容を共有に適した状態に保ちながら、意図しない情報漏洩のリスクを軽減します。

組織外でレポートを共有する際、キーワードや件名フィールドなどのメタデータが、機密プロジェクト名、内部イニシアチブ、戦略的トピックを意図せず公開してしまう可能性があります。この機能を使用すると、レポートを外部に配布する前にそれらのメタデータフィールドを削除できます。エクスポート、公開、または「共有の準備」ステップでこの機能を使用することで、機密性の高い記述子が含まれないようにすることができます。特にキーワードフィールドと件名フィールドのクリーニングをサポートしているため、受信者がファイルのプロパティやメタデータパネルでこれらの値を確認することはできません。メタデータの削除方法を標準化することで、手動チェックに頼ることなく、チームがプライバシーおよびセキュリティガイドラインを遵守できるようになります。これは、クライアント向けレポート、規制当局への提出書類、ベンダーとのやり取り、および公開リリースに特に役立ちます。また、内部レビューワークフローの一部として使用し、最終的な共有バージョンが内部バージョンと安全で機密性のないメタデータのみで異なるようにすることも可能です。その結果、目に見えるレポートの内容の有用性を維持しながら、外部への配布がより安全なレポートが作成されます。これにより、偶発的な情報漏洩の可能性が減り、情報取り扱いポリシーへの準拠が簡素化されます。