Platinu ataskaitą išorėje ir man reikia pašalinti raktažodžių bei temos laukus, kuriuose atskleidžiama konfidenciali informacija apie projektą.

Ši funkcija padeda išvalyti ataskaitą prieš platinant ją išorėje, pašalinant arba ištrinant raktažodžių ir temos laukus, kurie gali atskleisti konfidencialią informaciją apie projektą. Tai sumažina netyčinio informacijos atskleidimo riziką, kartu išlaikant ataskaitos turinį tinkamą bendrinimui.

Bendrinant ataskaitą už organizacijos ribų, metaduomenys, tokie kaip raktažodžiai ir temos laukai, gali netyčia atskleisti konfidencialius projektų pavadinimus, vidines iniciatyvas ar strategines temas. Ši funkcija leidžia pašalinti šiuos metaduomenų laukus prieš platinant ataskaitą išorėje. Galite ją naudoti eksportavimo, publikavimo arba „paruošimo bendrinimui“ etape, kad užtikrintumėte, jog jautrūs aprašai nebūtų įtraukti. Ji palaiko raktažodžių ir temos laukų valymą, todėl gavėjai negali matyti šių reikšmių failo ypatybėse ar metaduomenų skydelyje. Standartizuojant metaduomenų pašalinimo procesą, komandoms lengviau laikytis privatumo ir saugumo gairių, nepasikliaujant rankiniu tikrinimu. Tai ypač naudinga klientams skirtoms ataskaitoms, teikimui reguliavimo institucijoms, bendravimui su tiekėjais ir viešam platinimui. Funkciją taip pat galima naudoti kaip vidinio peržiūros darbo eigos dalį, užtikrinant, kad galutinė bendrinama versija nuo vidinės skiriasi tik saugiais, nekonfidencialiais metaduomenimis. Rezultatas – saugesnė išoriniam platinimui skirta ataskaita, išsaugant matomo ataskaitos turinio naudingumą. Tai sumažina atsitiktinio atskleidimo tikimybę ir supaprastina informacijos tvarkymo politikos laikymąsi.